24 de outubro de 2010

Pensamentos...

"O pessimista vê a dificuldade em cada oportunidade; o otimista vê a oportunidade em cada dificuldade". Autor: Desconhecido

"As oportunidades estão nas coisas em que as pessoas não gostam de fazer". Autor: Flávio Sierve

29 de maio de 2010

Você tem mania de deixar tudo para depois?

Psiquiatra norte-americano explica quais são os tipos de procrastinação – a mania de deixar as coisas para depois.

Considerado um distúrbio de comportamento, o ato de adiar algumas tarefas – ou procrastinação – vem sendo analisado mais de perto nos últimos anos. Normalmente confundido com preguiça, ele pode esconder alguns traumas maiores, como depressão ou déficit de atenção. O psiquiatra Bill Knaus dividiu o distúrbio em três tipos básicos em um artigo recente no Psychology Today .

Segundo Knaus, há a procrastinação por criação de problema, a comportamental e a retardatória. “A primeira acontece quando a pessoa toma a decisão de adiar porque acha que terá mais tempo para resolver o problema mais tarde”, diz Rachel Kerbauy, psicóloga pela USP.

Rachel Kerbauy, que é um dos principais nomes na pesquisa sobre procrastinação no Brasil, explica que este primeiro tipo é o mais comum no Brasil. É o famoso ‘deixar para última hora’, segundo a professora. De acordo com Knaus, as pessoas que deixam as coisas para o último minuto culpam as outras pelo fato e não percebem que o que fazem é algo crônico.

Já a procrastinação comportamental, o segundo tipo apontado por Knaus, é aquela que ocorre quando a pessoa faz listas, planos e planilhas e, mesmo assim, não segue nada do que planejou. Kerbauy explica que o medo é uma das principais explicações para esse tipo de ato. “Ela não executa por medo do resultado. Parece que está fugindo dele”, explica a professora.

Bill Knaus diz que os indivíduos que têm a procrastinação comportamental são aqueles que gostam mais de planejar do que de fazer. Kerbauy explica que os procrastinadores deste tipo são pessoas que não sabem quais são as suas prioridades e, dessa forma, adiam para não ter que lidar com o problema.

O último tipo de procrastinação é o retardatório, quando a pessoa começa a fazer várias coisas antes de cumprir um compromisso que tinha combinado anteriormente. Knaus aponta que essas pessoas podem ter também tendências compulsivas - precisam se colocar sob pressão para conseguirem ser pontuais ou terminarem as ações que iniciaram.

Kerbauy, que trabalha com o assunto há mais de 15 anos, diz que o distúrbio, independentemente do tipo, não pode ser confundido com preguiça. “O preguiçoso tem condições, mas não faz o que precisa, a pessoa que procrastina não consegue definir o que é importante e acaba adiando a ação, não consegue fazer”, completa.

Antídotos para a procrastinação
Segundo o psiquiatra Bill Knaus, algumas atitudes ajudam a vencer a mania de deixar as coisas para depois:

- Preste atenção no que você pensa quando decide deixar algo para última hora. E se pergunte sempre se vale passar por todo o estresse de não cumprir a tarefa programada

- Não comece algo se acha que não vai cumprir o que começou

- Analise se prefere fazer ou organizar aquilo a ser feito. Primeiro organize, depois faça

- Faça uma lista das coisas que precisa fazer e as numere por ordem de preferência. Depois, inverta a lista e comece com o que menos gosta

- Pense sempre nos benefícios de fazer as coisas com uma certa antecedência

Fonte:
http://delas.ig.com.br/comportamento/voce+tem+mania+de+deixar+tudo+para+depois/n1237635351785.html

Abraços e até a próxima,

Flávio Sierve
flaviosierve@gmail.com
034 99921900

4 de maio de 2010

5 passos para o sucesso e algumas armadilhas!

Falar em processos é quase sinônimo de falar em eficiência, redução de custos e qualidade, por isso é recorrente na agenda de qualquer executivo. O atual dinamismo das organizações, aliado ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios, vem fazendo com que o tema processos e, mais recentemente, gestão por processos (Business Process Management, ou BPM) seja discutido e estudado com crescente interesse pelas empresas. Os principais fatores que tem contribuído para essa tendência são:

* Aumento da demanda de mercado vem exigindo desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços de forma mais ágil e rápida.
* Com a implantação de Sistemas Integrados de Gestão, os chamados ERPs, existe a necessidade prévia de mapeamento dos processos. Entretanto é muito comum a falta de alinhamento entre processos, mesmo depois da implantação sistema.
* As regras e procedimentos organizacionais se mostram cada vez mais desatualizados devido ao ambiente de constante mudança. Em tal situação erros são cometidos ou decisões são postergadas por falta de uma orientação clara.
* Maior freqüência de entrada e saída de profissionais (turnover) tem dificultado a gestão de conhecimento e a documentação das regras de negócio, gerando como resultado maior dificuldade como na integração e treinamento de novos colaboradores.

Os efeitos destas e outras situações têm levado um número crescente de empresas a buscar uma nova forma de gerenciar seus processos. Muitas começam pelo desenvolvimento e revisão das normas da organização ou ainda pelo mapeamento de processos. Entretanto, fazer isso de imediato é colocar o “carro na frente dos bois”.

Em vez disso, o ponto de partida inicial é identificar os processos relevantes e como devem ser operacionalizados com eficiência. Questões que podem ajudar nesta análise são:

* Qual o dimensionamento de equipe ideal para a execução e o controle dos processos?
* Qual o suporte adequado de ferramentas tecnológicas?
* Quais os métodos de monitoramento e controle do desempenho a serem utilizados?
* Qual é o nível de integração e interdependência entre processos?

A resposta a essas questões representa a adoção de uma visão abrangente por parte da organização sobre os seus processos e de como estão relacionados. Essa “visão” é o que chama de uma abordagem de BPM. Sua implantação deve considerar no mínimo cinco 5 diferentes passos fundamentais:

1. Tradução do negócio em processos: É importante definir quais são os processos mais relevantes para a organização e aqueles que os suportam. Isso é possível a partir do entendimento da Visão Estratégica, como se pretende atuar e quais os diferenciais atuais e desejados para o futuro. Com isso, é possível construir o Mapa Geral de Processos da Organização.

2. Mapeamento e detalhando os processos: A partir da definição do Mapa Geral de Processos inicia-se a priorização dos processos que serão detalhados. O mapeamento estruturado com a definição de padrões de documentação permite uma análise de todo o potencial de integração e automação possível. De forma complementar são identificados os atributos dos processos, o que permite, por exemplo, realizar estudos de custeio das atividades que compõe o processo, ou ainda dimensionar o tamanho da equipe que deverá realizá-lo.

3. Definição de indicadores de desempenho: O objetivo do BPM é permitir a gestão dos processos, o que significa medir, atuar e melhorar! Assim, tão importante quanto mapear os processos é definir os indicadores de desempenho, além dos modelos de controle a serem utilizados.

4. Gerando oportunidades de melhoria: A intenção é garantir um modelo de operação que não leve a retrabalho, perda de esforço e de eficiência, ou que gere altos custos ou ofereça riscos ao negócio. Para tal é necessário identificar as oportunidades de melhoria, que por sua vez seguem quatro alternativas básicas: incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar. Enquanto que na primeira busca-se o ganho de escala, na última busca-se a simples exclusão da atividade ou transferência da mesma para terceiros.

5. Implantando um novo modelo de gestão: O BPM não deve ser entendido como uma revisão de processos. A preocupação maior é assegurar melhores resultados e nesse caminho trata-se de uma mudança cultural. É necessária maior percepção das relações entre processos. Nesse sentido, não basta controlar os resultados dos processos, é preciso treinar e integrar as pessoas visando gerar fluxo de atividades mais equilibrado e de controles mais robustos.

É por causa desse último passo que a implantação de BPM deve ser tratada de forma planejada e orientada em resultados de curto, médio e longo prazo.

Como já dissemos, o BPM representa uma visão bem mais abrangente, onde a busca por ganhos está vinculada a um novo modelo de gestão. Colocar tal modelo em prática requer uma nova forma de analisar e decidir como será o dia-a-dia da organização de hoje, amanhã, na semana que vem, no próximo ano e assim por diante…

* Marcelo Raducziner – Sócio-Diretor Compass International www.compassbr.com.br

Abraços e até a próxima,

Flávio Sierve
flaviosierve@gmail.com
034 99921900

1 de maio de 2010

Indicadores de desempenho através da Gestão por Processos

Os indicadores devem ser:

- baseados nos requisitos dos clientes;
- importância para o negócio;
- integração com a estratégia da empresa;
- mensurável;
- simplicidade e clareza;
- específico (sem necessidade de fazer composições para análise);
- rapidamente disponível (logo após a ocorrência do fato);
- baixo custo de implementação;
- fácil de ser comparável;
- documentado e comunicado.

TIPOS DE INDICADORES:

- INDICADORES DE QUALIDADE: representam a proporção entre o que foi feito em conformidade com os padrões requeridos e o total feito. Seu resultado é dado quase sempre em forma percentual.
Mede a Eficácia do Processo (o que)

- INDICADORES DE PRODUTIVIDADE: representam a competência no uso dos recursos necessários à produção de um bem ou serviço. Representa o resultado da relação entre as saídas de um processo e os recursos utilizados para sua produção.
Mede a Eficiência do Processo (como)

- INDICADORES DE CAPACIDADE: representam a quantidade de produtos e/ou serviços gerados em um determinado período de tempo. Exemplo: cadeiras produzidas/dia, atendimentos na enfermaria/mês, etc.
Mede a Produção do Processo no tempo

Abraços e até a próxima,

Flávio Sierve
flaviosierve@gmail.com
034 99921900

23 de setembro de 2009

Qual a diferença entre Processos e Projetos?

Podemos afirmar que:

- PROCESSO é uma “seqüência coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado”. O processo é repetitivo e gera o mesmo produto várias vezes.

- PROJETO acontece em um período determinado de tempo para gerar um produto, para gerar um resultado único em um período de tempo único.

- PROCESSOS são permanentes – correspondem à forma pela qual a organização funciona, agrega valor a seus clientes e cumpre sua finalidade como organização, rotineiramente. É repetitivo e padronizado em passos, gerando o mesmo produto várias vezes.

- PROJETOS são conduzidos com fim específico, têm início e fim determinados. São executados para produzir ruptura com o “status quo”. São pontuais e buscam, em última análise, melhorar os processos de rotina.

- O bom resultado de um projeto deve deixar uma “herança” na forma da melhoria de um processo rotineiro permanente.

- A gestão de projetos deve considerar a garantia da internalização e perenização dos resultados de um projeto.

- Um projeto deve gerar melhorias da rotina, que perpetua os ganhos do projeto.

- Portanto, projeto deve estar conectado aos processos da organização.

Abraços e até a próxima,

Flávio Sierve
flaviosierve@gmail.com
034 99921900